Esta Política explica qué datos personales trata Rinova, para qué, con quién los comparte, cuánto tiempo los conserva y qué derechos tiene usted. Se aplica al sitio web www.rinovafiling.com, al portal app.rinovafiling.com y a nuestras comunicaciones con clientes y potenciales clientes.
1. Responsable del tratamiento
Rinova Investments LLC DBA Rinova Filing, sociedad de Florida, con domicilio en 3132 NW 72nd Ave, Miami, Florida 33122, Estados Unidos. Contacto para privacidad: info@rinovafiling.com.
2. Qué datos tratamos
2.1. Datos que usted nos facilita
Identificación y contacto: nombre y apellidos, correo electrónico, teléfono, dirección postal, ciudad, país, idioma preferido.
Cuenta: correo de acceso y contraseña (almacenada cifrada).
Datos de la empresa (servicios corporativos): nombre y tipo de entidad, Estado, domicilio, objeto, socios, administradores y directivos, porcentajes de participación, y los datos personales de cada uno que exija el trámite, incluidos el número de seguro social (SSN), ITIN o número de pasaporte cuando sean necesarios para solicitar el EIN u otros trámites.
Datos del trámite consular: documentos de identidad y pasaportes; certificados de nacimiento, matrimonio y defunción; datos de estado civil; nacionalidad y datos de padres, abuelos, cónyuge e hijos cuando el trámite lo requiera; domicilio y situación de residencia; y, según el trámite, certificados de antecedentes penales, certificados médicos, información económica (como medios de vida para un visado) y fotografías.
Credenciales de portales oficiales, solo si usted decide facilitarlas para que gestionemos una cita en su nombre (Términos, sección 6.3).
Comunicaciones: mensajes, correos, notas de llamadas y consultas.
Pago: los datos de su tarjeta los recibe directamente nuestro procesador Stripe. Rinova solo ve el tipo de tarjeta, los últimos cuatro dígitos, el importe y el estado del pago.
2.2. Datos que recogemos automáticamente
Dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, páginas visitadas, fecha y hora de acceso, y los registros de seguridad del portal (inicios de sesión, aceptación de condiciones con su versión, fecha e IP). Consulte la sección 11 sobre cookies.
2.3. Datos que obtenemos de terceros
De las autoridades y registros públicos (por ejemplo, confirmaciones de presentación, EIN, certificados y requerimientos); de nuestros proveedores (agente registrado, traductores, mensajería); y de la persona que contrata en su nombre (por ejemplo, un familiar o socio). Si usted nos facilita datos de terceros, debe tener derecho a hacerlo y haberles informado de esta Política.
2.4. Datos sensibles
Algunos datos que tratamos son especialmente sensibles: números de identificación oficial (SSN, ITIN, pasaporte), datos de nacionalidad y ciudadanía, certificados de antecedentes penales, datos de salud incluidos en certificados médicos y datos de menores. Los tratamos solo en la medida necesaria para el trámite que usted solicita, con su consentimiento expreso cuando la ley lo exige, con acceso restringido y con las medidas de seguridad de la sección 8. No vendemos datos personales sensibles.
3. Para qué usamos sus datos y con qué base legal
| Finalidad | Base legal (para quienes estén protegidos por el RGPD) |
|---|---|
| Crear y gestionar su cuenta y prestar los Servicios contratados: preparar, presentar y dar seguimiento a sus trámites | Ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD) y, para datos sensibles, su consentimiento explícito (art. 9.2.a) |
| Certificados de antecedentes penales: solo los que usted obtiene y nos entrega para su propio trámite, y únicamente para incorporarlos a su expediente | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) y art. 10 RGPD, en la medida en que lo permita la normativa aplicable |
| Cobrar, emitir recibos y llevar la contabilidad | Ejecución del contrato y nuestro interés legítimo en cumplir la normativa fiscal de EE. UU. (art. 6.1.f); obligación legal (art. 6.1.c) cuando derive del Derecho de la UE o de un Estado miembro |
| Cumplir obligaciones legales, responder a autoridades y prevenir el fraude y el blanqueo de capitales | Interés legítimo (art. 6.1.f) y, cuando derive del Derecho de la UE o de un Estado miembro, obligación legal (art. 6.1.c) |
| Atender consultas y solicitudes antes de contratar | Medidas precontractuales a petición suya (art. 6.1.b) |
| Enviar avisos operativos: estado del trámite, vencimientos, renovaciones | Ejecución del contrato |
| Proteger la seguridad de la Plataforma y mejorar nuestros Servicios con datos agregados | Interés legítimo |
| Enviar comunicaciones comerciales por correo, SMS o WhatsApp | Su consentimiento, que puede retirar en cualquier momento |
| Publicar su testimonio | Su consentimiento expreso |
| Defender nuestros derechos en reclamaciones | Interés legítimo |
No tomamos decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos sobre usted.
4. Con quién compartimos sus datos
Compartimos datos solo en la medida necesaria y con estas categorías de destinatarios:
Autoridades competentes para su trámite: secretarías de Estado y divisiones de corporaciones de Estados Unidos, el IRS, FinCEN cuando corresponda, los consulados de España, el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación, el Registro Civil y otros organismos españoles.
Proveedores que nos ayudan a prestar los Servicios, obligados por contrato a usar los datos solo para ese fin y a protegerlos: Northwest Registered Agent / Corporate Tools LLC (presentaciones y agente registrado fuera de Florida); traductores jurados y gestores de apostillas; empresas de mensajería; Stripe (pagos); Supabase (base de datos y almacenamiento); Vercel (alojamiento web); [proveedor de correo electrónico]; [proveedor de calendario de citas]; [otros que se incorporen].
Profesionales a los que usted pida ser derivado, solo con su autorización.
Asesores de Rinova (abogados, contadores, auditores), sujetos a confidencialidad.
Autoridades judiciales o policiales, cuando lo exija la ley o una orden válida.
Un comprador o sucesor, en caso de fusión, venta o reorganización del negocio, que quedará sujeto a esta Política.
No vendemos sus datos personales ni los compartimos con terceros para publicidad comportamental entre sitios. Si eso cambiara, lo indicaríamos aquí y le ofreceríamos la posibilidad de oponerse antes.
5. Transferencias internacionales
Rinova está en Estados Unidos y sus proveedores pueden tratar datos en Estados Unidos y en otros países. Para prestar los servicios consulares es necesario enviar sus datos a autoridades de España.
Si usted está en el Espacio Económico Europeo y nos envía sus datos directamente, Rinova los trata en Estados Unidos sujeta al RGPD. Cuando Rinova o sus proveedores comunican datos a terceros fuera del EEE, se amparan en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. si el destinatario está certificado, o en las Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea. Solo para transferencias ocasionales sin otra garantía disponible se aplica la necesidad de ejecutar el contrato solicitado por usted (art. 49.1.b RGPD). Puede pedir una copia de las garantías aplicables escribiendo a la dirección de privacidad.
6. Cuánto tiempo conservamos sus datos
| Tipo de dato | Plazo de conservación |
|---|---|
| Certificados de antecedentes penales | Hasta 90 días después de presentar el trámite |
| Expedientes y documentos de trámites consulares (copias de pasaportes, certificados, documentos médicos) | Hasta 12 meses después de cerrar el trámite. Después se eliminan de forma segura, salvo que usted pida conservarlos más tiempo o exista una obligación legal o una reclamación en curso |
| Documentos de menores de edad | Hasta 6 meses después de cerrar el trámite |
| Credenciales de portales oficiales | Hasta terminar el trámite autorizado y, en todo caso, a más tardar 30 días después de recibirlas |
| Documentos de constitución y cumplimiento de su empresa | Mientras tenga Servicios activos y 5 años después, para que pueda solicitar copias |
| Números de SSN o ITIN usados para un EIN | Se eliminan de nuestros sistemas a los 30 días de obtener el EIN |
| Registros de pagos y facturación | 7 años, por obligaciones fiscales y contables |
| Registros de aceptación de condiciones y consentimientos | Mientras la cuenta esté activa y 5 años después |
| Cuenta y comunicaciones | Mientras la cuenta esté activa y 3 años después de la última actividad |
| Datos de contactos que no llegan a contratar | 24 meses desde el último contacto |
| Comunicaciones comerciales | Hasta que retire su consentimiento |
Al eliminar los registros, los destruimos o los hacemos ilegibles, conforme al artículo 501.171(8) de los Estatutos de Florida.
7. Sus derechos
7.1. Derechos de todos los clientes
Cualquier persona puede pedirnos: acceso a sus datos y una copia; rectificación de datos inexactos; eliminación de sus datos, salvo los que debamos conservar por ley o para defender reclamaciones; y dejar de recibir comunicaciones comerciales. Respondemos en un plazo máximo de 45 días. Puede retirar en cualquier momento los consentimientos que nos haya dado, sin que ello afecte a los tratamientos anteriores.
7.2. Personas protegidas por el RGPD (Unión Europea / España)
Además de lo anterior, tiene derecho a la limitación del tratamiento, a la portabilidad y a oponerse a los tratamientos basados en interés legítimo. Respondemos en un plazo de un mes, ampliable dos meses más en casos complejos. Puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es) o ante la autoridad de su país.
7.3. Residentes en determinados Estados de EE. UU.
Si reside en un Estado con una ley de privacidad que le reconozca derechos adicionales y esa ley es aplicable a Rinova, atenderemos sus solicitudes conforme a ella. Puede apelar una denegación respondiendo a nuestra contestación. No le discriminaremos por ejercer sus derechos.
7.4. Cómo ejercerlos
Escriba a info@rinovafiling.com desde el correo de su cuenta. Podemos pedirle información para verificar su identidad. Un representante autorizado puede actuar en su nombre acreditando su autorización.
8. Seguridad
Aplicamos medidas razonables de seguridad técnicas y organizativas, como el cifrado de los datos en tránsito y en reposo, el almacenamiento privado de documentos con enlaces de acceso temporales, los controles de acceso por función, la autenticación reforzada para el personal, los registros de actividad y la formación del equipo. Exigimos a nuestros proveedores medidas equivalentes y que nos notifiquen cualquier incidente sin demora.
Ningún sistema es completamente seguro. Si se produce una brecha que afecte a sus datos personales, se lo notificaremos conforme a la ley: en Florida, en un plazo máximo de 30 días (Fla. Stat. § 501.171); y para datos protegidos por el RGPD, a la autoridad de control en 72 horas y a usted sin dilación indebida cuando exista un riesgo alto.
9. Menores de edad
Nuestros Servicios están dirigidos a personas mayores de 18 años, y no recogemos a sabiendas datos directamente de menores de edad (incluidos los menores de 13 años protegidos por la ley federal COPPA). Tratamos datos de menores solo cuando su padre, madre o tutor legal los facilita para un trámite que afecta al menor (por ejemplo, la inscripción de un nacimiento o un pasaporte), y solo para ese fin. Si detectamos que un menor nos ha facilitado datos directamente, los eliminaremos.
10. Comunicaciones comerciales
Solo le enviaremos comunicaciones comerciales si nos ha dado su consentimiento o, por correo electrónico, cuando la ley lo permita respecto de clientes. Cada correo comercial incluye un enlace para darse de baja, que se tramita en un plazo máximo de 10 días hábiles. Para SMS o WhatsApp, responda "STOP" o "BAJA". Darse de baja no afecta a los avisos operativos de sus trámites. No compartimos con terceros, para sus fines de marketing, su número de teléfono ni su consentimiento para recibir mensajes.
11. Cookies y tecnologías similares
11.1. Usamos cookies técnicas necesarias para iniciar sesión, mantener su sesión segura y recordar su idioma. Estas cookies no requieren consentimiento.
11.2. [Hoy no usamos cookies de analítica ni de publicidad.] Si en el futuro las incorporamos (por ejemplo, Google Analytics o Meta Pixel), lo indicaremos en la tabla siguiente y, para los visitantes que lo requieran por ley, solo las activaremos con su consentimiento previo mediante un banner de cookies.
| Cookie | Proveedor | Finalidad | Duración |
|---|---|---|---|
| sb-[...]-auth-token | Supabase (Rinova) | Mantener la sesión iniciada en el portal | Sesión / [duración] |
| [cookie de idioma] | Rinova | Recordar el idioma elegido | [duración] |
| __stripe_mid, __stripe_sid | Stripe | Prevención del fraude en el pago | 1 año / 30 minutos |
11.3. Puede bloquear o eliminar las cookies desde la configuración de su navegador, aunque el portal podría no funcionar correctamente sin las cookies técnicas.
11.4. Señales "Do Not Track". Nuestro sitio no responde a las señales "Do Not Track" del navegador, porque no existe un estándar común. [Si se incorporan cookies publicitarias: respetaremos la señal Global Privacy Control como solicitud de exclusión donde la ley lo exija.]
12. Enlaces a terceros
La Plataforma puede enlazar a sitios de autoridades o de terceros, que tienen sus propias políticas. No somos responsables de ellos.
13. Cambios en esta Política
Podemos actualizar esta Política. Publicaremos la nueva versión con su fecha de entrada en vigor. Si los cambios son sustanciales, se lo comunicaremos por correo electrónico o en el portal antes de que se apliquen.
14. Contacto
Rinova Investments LLC DBA Rinova Filing, 3132 NW 72nd Ave, Miami, Florida 33122, Estados Unidos. Correo de privacidad: info@rinovafiling.com.